Le Groupe NICOLLIN s’est construit depuis plus de 80 ans autour de valeurs simples : l’humain et le sens du travail bien fait. Ainsi, grâce à son expérience et à ses valeurs, le Groupe NICOLLIN est devenu une entreprise de services reconnue. Aujourd’hui le Groupe NICOLLIN compte 12000 salariés, réalise un CA de 700M € en France (Métropolitaine et DOM-COM) et se structure autour de 3 pôles d’activités : NICOLLIN Environnement (Gestion des déchets et propreté urbaine), NICOLLIN Services (Nettoyage industriel, sécurité, accueil…) et NICOLLIN Eau (Gestion de l’eau, assainissement).

Dans le cadre de sa croissance, le Groupe NICOLLIN recherche un(e) assistant(e) d’agence basé(e) à Chanteloup-les-Vignes (78) en CDI.

Vos missions :

Administration du personnel :

• Elabore les contrats de travail et avenants des ouvriers, employés et agents de maîtrise
• S'acquitte des formalités administratives relatives à l'embauche d'un salarié (DPAE, Vérification pièces d’identité…)
• Tient à jour les dossiers du personnel physiques et dématérialisés
• Gestion des absences (congés, maladies, accidents du travail…)
• Tenue du registre unique du personnel
• Gestion de la médecine du travail
• Aide à l'élaboration des plannings de travail du personnel
• Gestion des intérimaires

Processus de paie :

• Assure le contrôle et la transmission des données variables de paie au service central de paie (maladie, congés payés, primes…)
• Assure le suivi des plannings du personnel (absences, congés, …)
• Assure le suivi et le contrôle des temps de travail (saisie et suivi des pointages, …)
• Suivi des heures supplémentaires
• Interlocuteur des organismes sociaux (Pôle Emploi, CPAM, URSSAF…)

Procédures du Groupe :

• Applique et fais appliquer les différentes procédures RH au quotidien (disciplinaires, inaptitudes, prévoyance, …) selon les directives du Groupe en utilisant les moyens à sa disposition (procédure RH, consultation service RH-juridique…)
• Assure le suivi des formations obligatoires en collaboration avec le service formation (FCO, CACES…)
• Prise en charge des entretiens professionnels formation
• Participe aux dossiers de transferts de personnel dans le cadre des appels d’offres

Enregistrements informatiques des documents comptables fournisseurs, clients et divers :

• Saisie comptable des factures fournisseurs : réceptionner, contrôler, transmettre pour signature, saisir les éléments sur le logiciel dédié, assurer le transfert de tous les éléments pour le règlement auprès du siège, assurer le classement de ces pièces
• Réalise les tableaux de bord mensuel des dépenses (bordereau d’envoi des factures fournisseurs, bordereau des provisions pour factures non reçues – commande en cours…)
• Assure le suivi des réclamations fournisseurs (contrôler l’engagement de la facture)
• Etablit les notes de frais des salariés après vérifications des éléments fournis
• Contrôle les saisies des bons de prestations ou de pesées pour l’établissement de la facture client
• Edite et vérifie les factures clients
• Mets les factures clients sous pli, en assure l’envoi et classement des doubles de factures

Missions relatives à l’exploitation :

• Elabore les tableaux de bord d’exploitation et veille à leur suivi (gasoil, parc véhicule sur le logiciel KAYA, …) en collaboration avec les agents de maîtrise.

Missions liées aux tâches administratives quotidiennes :

• Assure l'approvisionnement en fournitures de bureau
• Se charge de faire effectuer les travaux de maintenance des matériels de bureau (appel des services et fournisseurs adéquats)
• Rédige les divers courriers et effectue les travaux administratifs demandés par la Direction

Missions diverses :

• Réception des appels téléphoniques et orientation des correspondants
• Accueil des visiteurs à l’agence
• Rédaction de courriers, des notes d’informations et de service à la demande de la Direction

Vos compétences :

• Vous avez une expérience de 3 ans sur un poste similaire
• Très bonnes capacités orales et rédactionnelles,
• Compétences techniques avérées dans le domaine d’activité,
• Force de proposition,
• Maitrise des outils du pack Office,
• Esprit de synthèse,
• Sens de l’organisation,
• Capacité d’adaptation à toutes situations et à tout type d’interlocuteur grâce à une aisance relationnelle,
• Disponible et réactif,
• Grand sens de la discrétion et de la confidentialité.

Ce que nous proposons :

• Salaire : Selon expérience
• 13ème mois + participation
• Tickets restaurant
• Primes vacances
• Mutuelle d’entreprise

Rejoindre le Groupe Nicollin c’est :

• Rejoindre un groupe qui ne cesse de se développer
• Intégrer des équipes dynamiques
• Rejoindre une entreprise avec un esprit familial

GNA